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Cette année je gère mieux mes courriers et mes courriels

lundi 5 janvier 2015, par Isabelle Dutailly

Une résolution de début d’année facile à respecter, à mettre en œuvre et à garder après.

Le courrier, électronique ou non, il faut bien le dire, c’est assez pénible à organiser et en prime, quand on ne sait pas trop y faire, on perd du temps et on ne s’y retrouve plus et encore moins quand il y a une sacrée pagaïe sur l’ordinateur.

 Créer des dossiers avec des noms parlants

Paquet de lettres
Déjà, on évite comme la peste de tout mettre au hasard dans l’endroit par défaut. C’est encore le meilleur moyen de ne pas s’y retrouver.

Ensuite on crée des dossiers, mais pas trop. Je suggère volontiers d’en créer un pour l’année avec éventuellement, et en cas de besoin donc en fonction de la quantité, des sous-dossiers, plus par type de courrier ou de grande catégorie (administration, client, fournisseur) que par nom d’interlocuteur. De cette façon n’importe qui peut s’y retrouver plus facilement.

 Avoir une convention de nommage des fichiers claire et bien définie

Dans certaines entreprises, les noms des fichiers de courriers doivent suivre des normes impératives, mais pas partout. Cela permet entre autre de gagner du temps. Je suggère des noms du type :

vi-destinataire-01-01-15

vi étant vos initiales, destinataire le nom de la structure ou de la personne et la date du courrier sans barres obliques. On a ainsi les éléments fondamentaux, c’est pratique même à l’arrivée, les initiales vous identifient auprès d’un correspondant régulier. Et c’est mieux que le système traditionnel du secrétariat [1] avec : les initiales du rédacteur/celles du dactylo/numéro d’ordre.

 Référencer les courriers dans une feuille de calcul

Pour retrouver plus facilement un courrier quand on n’a pas d’outil dédié, un classeur électronique, est idéal car ses fonctions de filtre et de tris associée à celles de recherche permettent de trouver rapidement ce que l’on cherche, pour peu que la feuille de calcul soit bien faite.

Cerise sur le gâteau : vous pouvez lier vers le fichier.

Le réflexe à l’avenir sera : j’ouvre mon classeur pour créer la lettre, je saisis mon courrier, je l’enregistre et ajoute le lien sur la feuille de calcul et pour trouver mon courrier, j’ouvre aussi le classeur d’emblée.

Deuxième cerise (voire, carrément tout le kilo de cerises), si besoin, avec ce classeur vous allez pouvoir faire des statistiques qui montrent que vous êtes vraiment productif (et donc compétitif). Elle est pas belle la vie ?

 Et pour les courriels ?

Je suggère, personnellement, si vous n’avez pas de système particulier, d’enregistrer les courriels au format pdf [2] au même endroit que les courriers par exemple en différenciant ce qui est envoyé de ce qui est reçu. Si vous les enregistrez dans votre classeur, vous gagnerez aussi du temps en gestion par la suite.

Mais comme on reçoit beaucoup, beaucoup, de courriels, on n’enregistre pas tout, uniquement ceux qui sont importants. Cela permet aussi de retrouver plus facilement l’historique d’un dossier dans certains cas.

À vos ordinateurs et... bonne année bien organisée !


Voir en ligne : Tutoriel enregistrer des courriels au form pdf


[1Est-il toujours enseigné d’ailleurs ?

[2Ou plutôt on les imprime.